Áp dụng Áp dụng PM HealthCheck reflect Gameshow HerFit 2018

(bài viết được viết với mục đích share ra cả bên ngoài nên 1 số chi tiết mình viết sâu hơn mức cần thiết :D)

Hi all,

Đây là Personal Record của bản thân mình trong tuần này. Personal Record được dán lên bức tường gỗ trước mặt mọi người trong team với nội dung: Reflect kiến thức của Project Management Health Check vào project Herfit năm 2018, share lên Stories (cổng thông tin nội bộ của bên mình), Website cá nhân và Facebook cá nhân.

Personal Record là một trong những working agreement của team MageX. Personal Record là thứ hiện hữu hàng tuần mà tụi mình đã commit làm theo, mỗi tuần mỗi cá nhân đặt ra 1 mục tiêu mà mình cho rằng mình chưa bao giờ làm được điều này trước kia.

Việc teamwork với nhau, ngoài để thực thi một mảng nhiệm vụ nào đó (theo kiểu trách nhiệm với công ty) thì việc đẩy nhau cùng phát triển là điều cực cực cực kỳ quan trọng. Giống như chuyện gia đình, vợ chồng ở với nhau ngoài cái tình, rồi con cái các kiểu, mình tin một mối quan hệ bền vững cần mang lại sự phát triển và tốt hơn cho cả vợ, cả chồng. Mình muốn không chỉ làm việc với những người đồng đội tốt, làm được việc, mà mình muốn ở trong một nhóm thật tích cực phát triển để đẩy bản thân đi xa hơn. Đấy là lí do tại sao Continuous learning lại vô cùng quan trọng với mình, với team mình, và với tất cả mọi người trong công ty.

PR

Hơn 1 năm rưỡi (đúng bằng tuổi Khoai nên mình nhớ), Magestore thay đổi mô hình kinh doanh. Nếu trước kia tụi mình expand thị trường rộng, liên tục tìm kiếm các khách hàng mới và bán những sản phẩm nhỏ lẻ, thì giờ đây chúng mình đã chuyển sang cung cấp những solution lớn hơn rất nhiều cho các bạn Retailer đang sử dụng Magento. Trước đây key activities của bên mình là Coding New Products, Digital Customer Acquisition, Design Website Campaign, Help Desk Support thì giờ đây key của mình lại là: Business Analysis & Designing Business Solution, Inbound Sales, Digital Customer Experience, Project Management & Customer Retention. Giá trị khách hàng đi từ một vài trăm đô, giờ đây lên tới vài chục nghìn đô. Và đấy là lí do tại sao PM lại quan trọng với bên mình đến vậy. Điều đó thúc đẩy MageX mong muốn học về PM. Hôm trước lúc tìm hiểu tài liệu, mình rất thích 1 câu nói, kiểu rằng Giờ PM không còn là kiến thức cao xa gì nữa, PM là kiến thức nền tảng để bạn làm việc ấy.

Để học kiến thức PM, tụi mình nghĩ có nhiều cách học. Thi chứng chỉ (của PMI) cũng là một loại học nhưng tụi mình chưa lựa chọn ngay cách này. Chúng mình thử nghiệm mô hình 04 tuần học nhóm. Lưu ý một chút, đây là học nhóm chứ không phải học cá nhân. Và yêu cầu (Acceptance Criteria) được đề ra là mọi người hiểu như nhau cùng 1 vấn đề. Nghe có vẻ đơn giản nhưng thực sự nó vô cùng phức tạp. Mô hình học 04 tuần được thiết kế theo dạng:

  • Tuần 1. Tìm kiếm mọi thứ về kiến thức PM.

  • Tuần 2 (sau khi điều chỉnh lại) Tìm hiểu về PM qua công cụ PM HealthCheck

  • Tuần 3 (dự kiến) Thực hiện Reflect PM Healthcheck qua các dự án mình đã từng tham gia. Tìm hiểu sâu vấn đề Time Management của PM và đưa ra bộ câu hỏi cho phù hợp với môi trường hoạt động tại công ty

  • Tuần 4. Đưa bảng hỏi vào nghiên cứu, thiết lập dữ liệu và đưa ra đề xuất cho công ty

Sau tuần đầu tiên cày 3 cuốn sách về PM, 1 cuốn PMIBook, 1 cuốn PM mình được học từ hồi CFVG và PM for Dummies, chúng mình ấn tượng với concept PM HealthCheck. Đây là cách làm từ ngọn khá nhanh giúp mình tư duy tổng thể. Thay vì học chay rất sâu vào các mảng kiến thức của PM (10 Knowledge Areas of PM, tụi mình thực hành qua HealthCheck trước và sau đó chọn 1 mảng đề đào sâu.

The health check is a reflective learning exercise, a snapshot of the status of a project or programme in order to identify what is going well and what areas need improvement. Project managers, sponsors and the project team are often so involved in the day-to-day activities that they can fail to recognise the true status of a project

healthcheck

HealthCheck về cơ bản là một danh sách các câu hỏi được group theo các nội dung để thực hiện một mục tiêu. HealthCheck của PM thường được thiết kế để khai phá hết các thành tố quan trọng nhất của 1 PM, ví dụ như: Business Scope. Project Planning, Project Execution, Time Management, Risk Management, Communication Management, …, Project Closure, Governance, Business Satisfaction, Project Closing, Documents.

Trong phần bài tập này, mình sẽ sử dụng template checklist sau. Mình lựa chọn vì nó khá đầy đủ các phần, không quá technical (vì Herfit là một dự án kiểu vận động, hình thành lối sống chứ không phải là làm kỹ thuật), có hiển thị kết quả bằng điểm và hình ảnh (graph, có hình ảnh minh hoạ)

Herfit là Key Sport Activities của Magestore vào năm 2018. Nội dung của toàn bộ chương trình vẫn đang được lưu dấu tại: https://herfit.magestore.com/ Herfit là một cuộc thi 10 tuần thử thách tinh thần và thể lực của phái đẹp ở Magestore, để các bạn vui hơn, có vóc dáng cuốn hút hơn là duy trì một lối sống khoẻ mạnh. Đây là chương trình do bên mình tự nghĩ, tự làm từ A-Z. Xuất phát điểm từ việc cải tiến giải chạy Super Girl năm trước nữa.

  • Chương trình có chia thành các đội và có các huấn luyện viên hỗ trợ, kích thích sự ganh đua và thi đấu giữa các team
  • Chương trình có mục tiêu rõ ràng cho các thí sinh: muốn tập để tăng cân, tăng cơ hay giảm mỡ.
  • Chương trình không nhàm chán, mà rất vui vì các thí sinh sẽ có 10 challenge vào cuối mỗi tuần. Mỗi challenge là một thử thách khác biệt về nội dung & không gian thi đấu
  • Chương trình cổ vũ việc luyện tập đều đặn để thay đổi thói quen chứ không phải nằm dài và đến cuối tuần là thi
  • Chương trình có được thiết kế giải thưởng theo ngắn hạn & dài hạn. Ngắn hạn là những giải thưởng tuần của thử thách, xếp hạng billboard giữa các team. Dài hạn là tính điểm trên sự thay đổi bản thân của chính các thí sinh. Giảm mỡ thì điểm ít hơn là tăng cơ (vì dễ hơn), công thức bao gồm cả kết quả thực chất của thí sinh lẫn tinh thần thái độ của thí sinh do HLV đánh giá.

Chương trình kéo dài từ cuối tháng 6 đến đầu tháng 9 (Mùa hè) và cụ thể có 10 thử thách như sau:

  1. Leo cầu thang 20 tầng: đúng nghĩa là leo cầu thang tại toà nhà GP Invest luôn
  2. Vận động 200s: thực hiện chuỗi 5 bài tập gồm Jumping Jacks, Push up, Squat, Reverse Lunges, và Elbow to knee crunch theo số lượng yêu cầu trong 1 khoảng thời gian và tìm người điểm cao nhất.
  3. Bước nhảy đồng đội: các team trình diễn Performance là nhảy đồng đội tại văn phòng công ty
  4. Fancy Skipping: Nhảy dây cá nhân & đồng đội tại phố đi bộ Hồ Gươm
  5. Văn phòng nổi giận: Chuỗi các thử thách nhóm indoor kiểu Di chuyển tạ, Chống đẩy đồng đội, buộc dây vào chân cả team cùng di chuyển và plank chuyền bóng.
  6. Vòng quay kỳ ảo: Đua xe đạp 02 vòng Hồ Tây :smiley:
  7. Lost & Hide: Thử thách phố cổ, các team trả lời câu hỏi, tìm đường và chạy nhanh nhất để check in tại các điểm trên phố cổ
  8. Thử thách cực đại: Cái này thì khù khoằm lắm luôn. Hiểu là một chuỗi các thử thách rất khó nhằn ở phố đi bộ Hồ Gươm kiểu mặc áo mưa cầm cốc nước đi 1 vòng Hồ, rồi nhảy bao bố, kéo co các thể loại.
  9. Dã ngoại leo núi: Một ngày dã ngoại ra ngoài thành phố khám phá Núi Trầm (thật ra phải dùng từ băng núi, vì leo siêu mệt qua cả dãy núi Trầm chứ ko phải đứng phía trước selfie)
  10. Bơi 1km: Thử thách bơi 1km của các chị em.

Bên cạnh đó, chương trình thúc đẩy các thí sinh tham gia đạt được sự thay đổi về mặt hình thể như mong muốn. Ngay ngày đầu tiên của chương trình, công ty mình có partner với Fitcity để được qua bên đó cân đo và tư vấn sức khoẻ. Kết thúc sự kiện bên mình cũng qua lại Fit một lần nữa và điểm thành tích cá nhân được tính trên sự thay đổi của cơ thể các bạn thí sinh (trong đó giảm mỡ điểm ít hơn tăng cơ)

Giờ viết lại về Herfit mình vẫn thấy xúc động vì thực sự đó là một chương trình quá nhiều điểm để nhớ, quá nhiều mồ hôi, và thậm chí còn là nước mắt. Không chỉ là 10 kỷ niệm của 10 challenge, mà câu chuyện đồng hành cùng các thí sinh của Huấn luyện viên trong 10 tuần cũng rất đỗi dạt dào tình cảm.

Mình tin rằng Herfit là một chương trình thành công, vì đã đạt được những mục tiêu lớn:

  • Tạo ra sự thay đổi trong hành vi thực sự - mọi người yêu vận động hơn, ăn uống healthy hơn, có thay đổi được số cân nặng theo mong muốn
  • Góp phần xây dựng văn hoá của Magestore yêu thể thao, sáng tạo trong cách làm và mỗi ngày đi làm là một ngày vui.
  • Chương trình được tổ chức an toàn, mọi người tham gia khá đầy đủ (không ai bị loại theo luật vì thiếu gắn kết)
  • Chương trình raise được awareness không chỉ với toàn bộ công ty mà cả những người thân quen trong gia đình, bè bạn.

Nhưng về phương diện Quản lý dự án, Herfit được mấy điểm, ở level nào thì giờ mình sẽ dùng template checklist để cùng check nhé.

Scoring Rules:

Scoring rules
Strongly disagree or don’t know -4
Disagree -2
Neutral 0
Agree 2
Strongly agree 4

Vì format của table paste lên stories bị lỗi nên mình link phần làm phân tích chi tiết ở file
này nhé.

Và đây là kết quả HealthCheck của dự án Herfit mình làm ra. Herfit được đánh giá là có “Medium Risk” Cũng rất may cuối cùng mọi thứ vẫn được diễn ra theo dự kiến, nhưng nếu thiếu sự may mắn, mình nghĩ sẽ có nhiều thứ không được như mong muốn. Mình nhận ra những phần bản thân mình rất kém khi áp dụng vào Herfit, ví dụ như: Project Management, Risk Management hay People Management. Có 1 số phần mình thấy làm tốt, điển hình là Scope và phần Executive Support.

Vậy là mình vừa hoàn thành phần Review Health Check của dự án Herfit để từ đó hiểu hơn về Project Management. Mình nghĩ với các nhóm như mình đang có, mình cover được những thứ như Scope management, Executive Support, Communication. Nhưng những phần ít khi động tới hơn, ví dụ Cost Management, People Management, Risk Management thì thực sự tụi mình còn chưa có ý niệm để mà cho vào dự án. Đây sẽ là những lỗ hổng mình cần vun đắp thêm trong thời gian tới.

Thanks all.

1 Like