Mô hình Gibbs - Công cụ đắc lực để khai thác tri thức

Đặt vấn đề

Cách đây 2 tháng, mình có đưa ra concept Content Production Process của Hubspot mà ở đó họ tách biệt 2 hoạt động Nghĩ và Viết ra khỏi nhau. Hiểu rằng sẽ có 1 nhóm journalist (nhà báo) chuyên đi hỏi TLC (thought leader committee - những người có kiến thức/trải nghiệm tốt ở 1 nội dung cụ thể), và sau đó đúc rút thành các topic, sau đó có những người khác triển khai viết. 2 hoạt động này tách rời, người thực hiện có thể khác biệt hoặc là 1.

Vì sự thay đổi của team Marketing (nay là Coffee) nên phương pháp này chưa được thực hành trong hoạt động Content của Magestore. Tụi mình MageX có quyết định lựa chọn phương pháp này để khai thác các chủ đề bài viết cho Insights, theo mục tiêu branding của Magestore.

Mục tiêu: Thiết kế một quy trình sản xuất nội dung liên tục, mà tri thức đến từ nhiều cá nhân/team khác nhau rong công ty, thực sự bám sát với 3 chủ đề chính của Branding Magestore: Agile, Learning Organization & Technical Excellence.

Gặp khó điểm gì?

Khi triển khai CPP thử nghiệm với 2 vai trò là người hỏi & người take note, mình và @isa hoán vai cho nhau, chúng mình có gặp phải một khó khăn, là thi thoảng chưa biết hỏi như thế nào. Có vài lúc @isa sharing là câu hỏi đi vào ngõ cụt, conversation thấy bị tắc.

Mặc dù cũng đã nghiên cứu trước 1 số guideline để khai thác thông tin (journalistic capability) nhưng khi thực hành vẫn vấp phải khó khăn.

Tổng cộng, tụi mình đã thực hiện được 4 buổi CPP với nhau

Buổi Chủ đề Journalist TLC
1 Agile Transformation Jasmine Isa
2 Agile Transformation Isa Mike
3 Agile Sales, Coaching, Learning Jasmine Riley
4 Tek Talk, Learning, Recruit Student Jasmine Cara

Solution cho việc khai thác thông tin

Phần lớn việc khai thác thông tin luôn đi từ trải nghiệm của TLC, vì vậy sau 4 lần thực hiện, dựa trên việc phân tích những câu hỏi đã bị tắc và những câu hỏi được thông, chúng mình nhận thấy sử dụng cách Reflection theo mô hình Gibbs là một cách tuyệt vời để khai thác thông tin. Bản thân mô hình này cũng đã có những câu hỏi rất rõ ràng để bạn có thể dựa vào đó đặt cho người TLC.

Giáo sư Graham Gibbs công bố “Reflective Cycle” của mình trong cuốn sách của ông năm 1988 “Learning by Doing”. Nó đặc biệt hữu ích giúp mọi người tìm hiểu và học hỏi từ những tình huống mà họ có kinh nghiệm, đặc biệt là khi có nhiều điểm cần cải tiến từ kinh nghiệm đó.

Bạn có thể sử dụng mô hình để khám phá một tình huống bản thân đã trải qua hoặc bạn có thể sử dụng nó với một người nào đó bạn đang huấn luyện/coaching hoặc khai thác thông tin ở tầng sâu hơn.

Mô hình của Gibbs có sáu giai đoạn như sau

Bước 1: Mô tả

Đầu tiên, hãy hỏi người bạn đang huấn luyện để mô tả tình hình cụ thể. Ở giai đoạn này, bạn chỉ đơn giản muốn biết những gì đã xảy ra – bạn sẽ rút ra kết luận sau.

Những câu hỏi có thể sử dụng:

Khi nào và nơi đã xảy ra?
Tại sao bạn có?
Người khác có?
Những gì đã xảy ra?
Bạn đã làm gì?
Những người khác đã làm những gì?
Kết quả của tình trạng này là gì?

Bước 2: Cảm xúc

Tiếp theo, khuyến khích người được hỏi nói về những gì họ nghĩ và cảm thấy trong kinh nghiệm. Ở giai đoạn này chúng ta ko nên bình luận về cảm xúc của mình.

Những câu hỏi gợi ý

Bạn đã cảm thấy những gì trước tình trạng này đã diễn ra?
Bạn có cảm thấy gì trong khi tình trạng này đã diễn ra?
Bạn nghĩ gì về những người khác cảm thấy trong tình huống này?
Bạn đã cảm thấy những gì sau khi tình hình?
Bạn nghĩ gì về tình hình hiện tại?
Bạn nghĩ gì về những người khác cảm nhận về tình hình hiện tại?

Bước 3: Đánh giá

Tiếp theo bạn hãy hỏi người được hỏi tự họ đánh giá như thế nào về những gì xảy ra sau khi đã kể về nó và chia sẻ cảm xúc.
Một số mẫu tham khảo:

Những gì là tích cực về tình trạng này?
Những gì là tiêu cực?
Những gì diễn ra tốt đẹp?
Những gì đã không đi đến rất tốt?
Bạn và những người khác đã làm gì để góp phần vào tình hình (một cách tích cực hoặc tiêu cực)?

Bước 4: Phân tích

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm kỹ thuật 5 WHY để giúp đào sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Có đôi khi đây là một cách rất hay để ra được những chủ đề sâu xa và bản chất.

Bước 5: Kết luận

Khuyến khích người được hỏi nghĩ lại về việc đã xảy ra một lần nữa, và khái quát lại thành một số nội dung. Mình hay gọi đây là quá trình tổng phân hợp. Hiểu rằng sau khi trình bày chi tiết, bạn lại một lần nữa hỏi lại để họ có khả năng khái quát thành một câu chuỵện có kết nối hơn.

Một số câu hỏi tham khảo:

Như vậy, kết luận lại, để làm được việc ABC này, bạn cần có những bước cơ bản nào?
Đâu là những yếu tố then chốt dẫn đến kết quả tốt trong việc này?
Làm thế nào điều này có thể là một kinh nghiệm tích cực hơn cho tất cả mọi người tham gia?
Nếu bạn đang phải đối mặt với tình trạng tương tự một lần nữa, bạn sẽ làm gì khác nhau không?
Những kỹ năng bạn cần để phát triển, để việc này có kết quả tốt hơn?

Bước 6: Hành động

Nếu như chỉ là CPP, bạn có thể dừng ở bước 5 cũng được. Còn nếu bạn đang sử dụng Gibbs cho mục tiêu coaching, bạn nên đi tiếp đến phần Hành động này, để người được hỏi hướng tới những hành động cụ thể họ nghĩ tới, sẽ làm và hướng về điều họ muốn giải quyết.

Hy vọng trong tương lai, chúng mình sẽ có nhiều người thực hiện role Journalist hơn nữa để cùng reflect tìm ra những cách đặt câu hỏi thú vị nhé!

#shippingdaily #jasmine

2 Likes

Thanks chị @anon60116140 đã phân tích rất chi tiết về model Gibbs áp dụng vào CPP :smiley: