Nhập môn PM/BA khối Delivery (Kỳ 2: How I ran a Kick-off meeting of an Implement Project for the 1st time)

Chào thứ Bảy cả nhà :))

Đã 2 tuần kể từ số đầu tiên Nhập môn PM/BA khối Delivery (Kỳ 1: Tools)

Khác với bài trước, bài này đơn thuần là kể chuyện thôi. Chia sẻ kinh nghiệm vừa xảy ra vào hôm qua (tức thứ Sáu). Về một việc mà mọi PM/BA đều sẽ trải qua: Call với một khách hàng mới toanh để kick off dự án.

Đây là buổi kick-off đầu tiên của Amber nên mong được chia sẻ thêm từ các bạn đồng nghiệp khác @Mike @andrew @jessie-trueplus @Sophie @anon91372619 @anon66549740 đã và đang chạy buổi kick-off thế nào, để cùng cải tiến và tiến bộ :yellow_heart:

Trước cuộc gọi

1. Thu thập thông tin về dự án

  • What? Khách mua rì
  • Who? Có những ai tham gia cuộc họp - roles. Trường hợp cụ thể này thì khám phá ra có 3 bên: Bên A là Pedro - PM của cả dự án to với client của bạn ấy, cùngvới cánh tay phải là Beccy. Bên B là một Agency làm chuyện Migrate website cho Pedro là Value Labs ở bên Ấn Độ. Bên C chính là mình - có thể tự coi mình là 1 Agency trong câu chuyện này vì được thuê để làm 1 phần nhỏ - cung cấp và install PWA POS trong dự án to của bạn ấy thôi.

2. Chốt với khách các thông tin cơ bản về buổi gọi

  • When? Biết được múi giờ của các bạn ấy (UK time) - Chốt 1 thời gian phù hợp với cả 2. Vì đây là kick-off dự án nên có thể chấp nhận gọi ngoài giờ làm việc.
  • Where? Trộm vía thì 3 bạn khách sau khi nhận được invitation của Amber thì đã vô Slack trong 1 nốt nhạc

3. Chuẩn bị Agenda chi tiết và gửi cho khách review trước
image

4. Đặt 1 remindar trên Slack tại channels

Trong buổi họp

  1. Xuất hiện đúng giờ, chủ động là người call và share màn hình để trình chiếu các Slide và tài liệu
  2. Nhẹ nhàng đi lần lượt qua các items

Sau buổi họp

Gửi lại sum-up vấn đề.
Cơ mà trong vụ này, bạn Pedro là PM của dự án to nên đã chủ động sum-up lại vấn đề ở tầm cao hơn mình :pleading_face:


Đúng là PM của PM :see_no_evil:

Bài học rút ra

  • Khách hàng chủ động và trở nên helpful hơn rất nhiều nếu chúng ta chủ động và tỏ ra helpful trước làm gương (cứ thử đi thì biết)
  • Chuẩn bị kết nối mạng thật tốt (hôm đó mạng rớt 3 lần, nghe bập bõm cho tới khi được Walter cứu rỗi)
  • Gặp nhau trên Slack không có nghĩa là cần gọi qua Slack. Slack là kênh liên lạc chính thống nhưng hoàn toàn có thể gửi nhau link Google Handouts nếu nó tiện và tốt hơn cho khách.
  • Một tips khá hay là Slack cho phép hiển thị Local Time, giúp mình dễ dàng nhìn thấu người ta khác mình mấy giờ, đỡ tốn thời gian convert timezone - 1 cú click nhẹ vào icon của các bạn ấy để thấy thời gian bên ấy. Trong ví dụ Amber đang là 21:30, bạn Pedro là 14:30 và Lala là 20:00
    image
    image
7 Likes

Chào Chủ Nhật
Cơ mà cái này sẽ áp dụng được mọi meeting online của công ty nhỉ.

1 Like

Đúng ạ, có thể áp dụng được ạ :relaxed:

Hay quá, thank em nhé!

cái này chuẩn nè :))) chúc mừng chị Amber với màn kick off đầu tiên trong vai trò PM thiệt suôn sẻ ạ <3

Em cũng thích câu này nhất bài viết, đúng tinh thần tử tế, chủ động support khách. Always love your post of chị @amber263