Sử dụng Calendar để quản lý công việc như thế nào?

Nếu công việc của bạn có một số những đặc điểm sau đây

  • Phải tham gia nhiều cuộc họp trong tuần
  • Có một số buổi họp có thời gian cố định và lặp lại
  • Phải làm việc với nhiều bên liên quan
  • Cần review lại các công việc đã làm trong ngày, trong tuần

Mà bạn thì

  • Hay quên
  • Chưa biết dùng tool nào để quản lý công việc

Ứng dụng Calendar của Google là một lựa chọn hay ho cho bạn rồi đó

1. Calendar cho phép bạn tạo các task hay lặp lại

  • Chỉ cần tạo 1 sự kiện và gán trạng thái lặp lại cho sự kiện đó thì bạn sẽ có thể thiết lập sự kiện xảy ra hàng tuần.

  • Có thể chọn khoảng thời gian để ứng dụng nhắc bạn trước khi cuộc họp diễn ra.

Ví dụ như bạn họp daily lúc 9:30 sáng. Bạn chọn thời gian nhắc là 9:25. Như vậy thì bạn sẽ biết được sắp có họp daily để chủ động đứng dậy, tránh để người khác phải chờ, mất thời gian

  • Ngoài dùng để lưu các buổi họp, mình cũng sử dụng tính năng này để lưu lại các lịch hẹn gọi điện cho khách hàng, đối tác. Trước khi sắp xếp bất kỳ cuộc họp nào thì có thể xem qua thời gian biểu của mình để chủ động tránh hẹn trùng lịch. Tính năng invite người tham gia sẽ giúp bạn gửi lịch thông báo đến người được mời.

2. Tạo danh sách các công việc cần làm

  • Ngay cửa sổ bên tay phải màn hình, bạn có thể tạo danh sách các nhiệm vụ cần làm.

Thông thường thì trước tiên mình sẽ thêm vào các phần mình sẽ dự định làm (Hiểu như một User story) và sau đó thì bẻ nhỏ hơn nếu việc đó cần nhiều hơn 2 tiếng để hoàn thành.

e

Ngoài ra thì do phải làm việc với rất nhiều bên hoặc bất chợt có ý tưởng nào đó cần làm hoặc nghiên cứu thêm thì mình thường tạm thời log lại ngayvào danh sách trên. Khi nào quay lại thì sẽ nhớ ra cần phải làm việc đó.

  • Sau khi hoàn thành công việc, mình có thể đánh dấu hoàn thành để loại bỏ công việc đó ra khỏi danh sách. Thông thường mình sẽ đặt thời gian là mình làm công việc đó vào hôm nào, như vậy thì ngày hôm sau muốn xem lại hôm trước đã làm gì thì có thể vào Calendar để xem.

Tuy nhiên, sử dụng Calendar để quản lý công việc cũng có nhiều hạn chế.

  • Bạn sẽ phải sử dụng thông qua thiết bị đã kết nối Internet
  • Calendar không hỗ trợ tính năng tạo tag cho các task để phân loại hoặc kéo thả giữa các task để đánh độ ưu tiên.
  • Bên cạnh đó thì mình cũng đang không có cách nào để tạo cột phân luồng công việc theo kanban. Hiện mình chia mỗi task sẽ đi qua 2 trạng thái là To doDone. Trong 1 thời điểm, mình chỉ đưa 1 task quan trọng và khẩn cấp nhất lên làm trước. Hoàn thành xong thì đánh dấu là hoàn thành. Việc này giúp mình tập trung vào đúng công việc cần làm. Nhìn chung thì Calendar phù hợp hơn cho công việc được bẻ thật nhỏ và không nhiều trạng thái.

Hi vọng bài viết hữu ích cho ai đó đang tìm tool đơn giản để quản lý công việc hiệu quả.

6 Likes